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經(jīng)典案例

賦能數(shù)字政府,共建數(shù)智未來(lái)

廣東省水利電力勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院企業(yè)數(shù)字平臺(tái)

全國(guó)首批,全省首家企業(yè)數(shù)字檔案館(室)

01 項(xiàng)目簡(jiǎn)介


廣東省水利電力勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院數(shù)字檔案管理系統(tǒng)作為首批企業(yè)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)試點(diǎn),解決了業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的電子文件在線歸檔、電子文件四性檢測(cè)、電子檔案長(zhǎng)期保管等技術(shù)難題,在利用具有企業(yè)特色的電子簽章系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)圖紙?jiān)诰€單套歸檔和工作模式轉(zhuǎn)變方面具有創(chuàng)新性。并于2020年8月通過(guò)國(guó)家檔案局驗(yàn)收。


02 項(xiàng)目亮點(diǎn)

工程項(xiàng)目檔案與綜合檔案管理并駕齊驅(qū):依據(jù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn),構(gòu)建文書(shū)、聲像等檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理流程的同時(shí)根據(jù)工程項(xiàng)目檔案的特點(diǎn),獨(dú)立構(gòu)建工程項(xiàng)目檔案采集-管理-利用業(yè)務(wù)流程,實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。


貼合業(yè)務(wù)模式的利用平臺(tái):不同于管理平臺(tái)的權(quán)限體系采取用戶+角色的模式,實(shí)現(xiàn)利用權(quán)限的精準(zhǔn)定位,提供多級(jí)審批機(jī)制,建立嚴(yán)格的檔案利用機(jī)制,提供充分、完整的檔案利用服務(wù)。


03 項(xiàng)目成果

經(jīng)國(guó)家檔案局評(píng)估,廣東水電院通過(guò)本次試點(diǎn)大幅降低了庫(kù)房使用成本,釋放了庫(kù)房空間;降低了圖紙出版成本,按近幾年每年新歸檔4000卷報(bào)告、2萬(wàn)張圖紙計(jì)算,僅此一項(xiàng)每年可節(jié)約20萬(wàn)元;節(jié)約人力成本,檔案管理中心每年至少節(jié)約人力成本50萬(wàn)元,同時(shí)有效為設(shè)計(jì)人員減負(fù),方便設(shè)計(jì)人員的工作。企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)為企業(yè)帶來(lái)了顯著的經(jīng)濟(jì)效益和管理效益,檔案服務(wù)中心工作作用更加凸顯。

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